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淺談行政事業單位內控管理與信息化應用

所屬欄目:行政管理論文 發布日期:2019-05-28 02:09:40 論文作者:佚名

關鍵詞:行政事業單位 內控管理 信息化

以互聯網、人工智能、大數據等為代表的先進現代信息技術深刻影響著人們的思想和行為,傳統管理模式受到挑戰,信息技術既是構成行政事業單位運營環境的一個要素,也是內控管理可以利用的工具和手段。通過內控管理信息化,既能實現內控管理與其他各項業務管理的最佳融合,也能降低單位的預算風險、提高財政資金的使用效益、有利于規范其資產管理,還能提高政府行政管理的執行力和公信力,因此,信息化是行政事業單位的內控管理的落實著力點。

一、行政事業單位內控的簡述

行政事業單位內部控制是指單位為實現控制目標,通過制定制度、實施措施和執行程序等一系列手段,對經濟活動的風險進行防范和管控。內部控制是一個長期而又復雜的系統工程,涵蓋制定制度、執行活動、評價與監督等,但終極目標是合理保證單位經濟活動合法合規、合理保證單位資產安全和使用有效、合理保證財務信息真實完整、有效防范舞弊和預防腐敗、提高公共服務的效率和效果,以具體控制活動來實現規范內部管理、防控化解風險、提高管理水平等目標。

“內控信息化”與“信息化內控”的含義:內控信息化是將內控的理念、控制流程、控制方法等要素,通過信息技術固化到信息系統中,來實現內控管理的系統化與常態化;而信息化內控是指通過各項業務實現了信息化方式管理來防控各類風險。二者既有區別又有聯系,只有兩者推進應用到一定程度并實現有效銜接后,內部控制方可達到預期目標。

二、內部控制的現狀和存在的問題

目前,我國行政事業單位開展內控管理工作是一個熱門話題,2014年以來,從各單位內部控制建設實施情況來看,不斷推進內部控制建設和制度完善,推動內部控制理念與措施實施,使各單位提高了內部控制水平。但這個過程是長期而又復雜的,在推進過程中并伴隨著許多風險,因而要充分考慮評估內部控制對管理現有業務的信息化可能帶來的影響和沖擊。有的防控措施與風險點帶有主觀性,有的業務活動缺乏流程特性,對是否發生風險的評判沒有客觀標準,影響了內控信息化的實現。

內控還處于理論研究和實踐探索的初期,內控到底是什么,仍然眾說紛紜。內部控制在行政事業單位推進過程中,很多單位由于缺乏對內控知識的充分了解,將內控管理誤讀為:內控就是寫制度、做流程圖和做手冊,內控報告的分數越高就說明內控做得越好、風險越低,都通過了歷次審計就是內控做得好,內控信息化就是簡單模式的網上報銷和預算核減。還有許多單位領導層抱著無所謂的態度,既沒有內控意識,也沒有落實良好的內控環境,寫的內控制度只是為應付檢查,單位的內控意識非常淡薄。

2015年財政部制定發布實施《關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》以來,雖然許多單位已經積極推進了內控建設,由于內控制度的針對性不強,寫的內控制度就是通用制度,對單位管理層沒有任何的觸動感,內控制度就成了一種形式制度,在單位內部沒有完全落地實施,也未達到內控的真正目標。由于內控落地實施的正確抓手沒有找到,在開展實際內控工作中只偏重機制的建設和環境的塑造,而內控建設的核心實際是業務層面的活動控制的落地實施,否則內部控制將成為“空中樓閣”。因此,內控的活動控制的落地實施做得不夠,影響了內部控制建設效果,然而,內控的活動控制的落地實施必須依賴信息化落地。

三、行政事業單位內控管理通過信息技術的途徑,解決了內控管理落地的瓶頸

各單位的各項業務在已經實現了信息化方式管理的基礎上,利用信息技術優化和整合內控的活動控制,利用信息系統間的集成性,將內部控制活動融入單位經濟活動管理和業務流程中,消除或減少人為操縱的因素,保護信息安全,進而提高內部控制體系建設的效率和效果,達到內控管理信息化的目標。

(一)“信息化”助力內控管理落地實施

1、是行為風險通過信息技術發力來防控

運用安全管理系統的報警機制和監控手段,在信息系統的安全管理中部署桌面阻斷和監控陌生外接設備違規接入,特別是阻斷涉密介質違規接入,安全管理系統自動監控并報警 “禁止非法接入”行為提示,安全信息系統自動防控行為風險。

2、是流程風險通過計算機程序固化業務流程來防控

目前單位防控流程風險是內部控制比較顯性的實現方式,但在設定流程業務規則、細化流程、識別風險和風險預警、阻斷風險等控制方面還有所欠缺做得不夠完善。在做出對現有業務系統進行改造的決策的同時,關鍵要考慮內控信息化與業務信息化之間的融合性,提高識別風險和監控預警的能力,并著力加快推進內控系統與業務系統之間的融合銜接、數據共享、相互約束控制,形成業務整體管理鏈條,促進實現智能化和自動化的內部控制。

3、是通過信息化平臺實現了內控管理與業務管理的融合銜接

要著力開發專門的內控信息系統,依據設定風險的流程和具體方法,在信息系統中固化流程,將設定目標、識別風險事件、評估風險、應對風險、監控風險、評價風險、做出結果報告并發布等一攬子工作流程全部在信息系統中程序化;通過業務系統、監控系統與內控系統的融合銜接,真正意義上實現了單位整體管理的聯動和制約。內控系統過程透明化,主動報告和發布內控情況,營造內控管理的濃厚氛圍,內控系統自動報告風險警示,無形中強化了整個單位的內控意識。

(二)行政事業單位內控管理信息化,實現了“機控”替代“人控”

內控制度真正落地與實施必須依靠內控信息化的落地,事先在內控系統中約定制衡和分類分級要求,實現內控管理自動約束、過程透明、明確責任、工作標準化,這可以規避直接違規和降低腐敗,有效提升防范化解和處置各類風險。

1、內控管理約束自動化

從約束自動化方面著手,凡單位業務層面的可量化的活動控制規則,通通定制嵌入內控信息系統,用“機控”替代“人控”,直接規避違規。

(1)預算業務控制規則包括編制、審批、執行、決算與評價等預算管控規則,關鍵是要制定細化預算編輯、支出范圍和余額管控等規則量化嵌入內控系統;

(2)收支業務管控規則包括收入、支出和債務等業務的標準、定點、附件、審批要求和歸口等管控規則量化嵌入內控系統;

(3)政府采購業務管控規則包括采購方式、分拆采購、采購單價、招標書、采購代理和采購代表等采購活動管控的規則量化嵌入內控系統;

(4)資產控制規則包括對貨幣資金、實物資產、無形資產、對外投資等資產管控的分類、過程、盤點和處置等內控活動量化嵌入內控系統;

(5)建設項目控制規則包括項目立項、設計、概預算、招標、項目資金和工程價款的支付、工程變更、項目記錄、竣工決算等管控規則量化嵌入內控系統;

(6)合同控制規則包括崗位設置、授權審批、格式合同、合同訂立、合同履行、合同登記、合同糾紛等管控量化嵌入內控系統;

2、內控管理過程透明化

對單位內控管理的全生命周期形成透明化縱向管理鏈條,全過程關聯銜接,實現數據共享,解決內控管理過程中的“信息孤島”現象,信息系統自動形成各種記錄臺賬。

3、內控管理責任明確化

通過內控系統預設的崗位職責,授權范圍等規則已經約束和控制了審批過程中的權利和責任,對業務活動過程中的認領責任和追責問效規則量化嵌入內控系統。

4、內控管理工作標準化

工作標準化就是使內控管理工作的口徑統一,將關鍵控制環節的風險要素、控制環節步驟、控制環節每個步驟要素、每個要素控制邏輯等全部實行標準化量化嵌入內控系統。例如對同一類收入或支出事項設定統一的標準。

(三)以“資金管理+信息化項目管理”為突破口,加快推進內控管理信息化

以“資金管理+信息化項目管理”為突破口,推動實現內控管理信息化。推動規范信息化工程建設管理、建立風險預警機制,針對項目管理和資金使用過程中識別和評估風險點,做到防范事前、監控事中;對項目全生命周期建立起縱向管理鏈條,將項目管理、資金支付、外部監控等有效銜接控制,來實現項目管理各環節的關聯與制約,改變以往的脫節現象,解決內控管理過程中的“信息孤島”現象;明確責任,規范各個崗位的內控意識和風險意識。

(四)內控管理信息化實現了投資透明度和過程留痕兩個重要目標

從單位依法行政和規范管理的角度看,過程留痕是非常重要的一個功能。現在我們可以通過系統實現資料的積累,一個項目從預算到結算的過程,再到完成最后一筆資金支付,都可以從系統里全部打印出來。我們的內控系統還有支出標準的控制,將標準嵌入系統,對于提升管理的規范化程度和風險防范起到了積極作用。

(五)內控管理信息化可減少“誤操作”,提升財務內控管理

在實際工作中,很多問題的出現除了主觀故意外,更多的是業務部門不熟悉財務規則和制度而產生的“誤操作”,而財務部門糾正這種“誤操作”難度大,宣傳、輔導業務人員理解財務制度也是費時費力,易產生“扯皮”現象。

單位通過內控信息系統,將財務規則和制度標準嵌入到內控系統中。比如,將差旅費標準、會議費標準、政府采購中標商的名單以及招標代理機構名單等相關的財務標準,對原始憑證的審核、資產的清查登記、實物資產的驗收管理、會計與預算的對接等進行全面的信息化管控,實現外圍數據對會計管理數據的有效對接與驗證統統的嵌入到內控系統中,業務人員在具體操作時,會在相應流程中顯示,選擇即可。解決內部會計管理制度執行存在漏洞的問題,減少了業務人員的“誤操作”,也提升了財務內控管理工作。

四、行政事業單位推進內控管理信息化思路及措施

筆者認為,開展內控管理和信息化應用過程中,還面臨很多需要解決的問題。具體思路至少要做好以下幾個方面的工作:

(一)進一步完善系統

優化完善系統功能與性能,增加實施過程管理和外部參與事項的管理,實現與現有財務管理系統銜接,增強財務、資產管理控制能力;優化完善項目管理、資金管理各業務環節的關聯控制關系;增強風險識別、預警和自動處置功能等。

(二)進一步完善業務流程

梳理并找準風險點,使防控措施固化;與辦公自動化系統、業務管理系統的銜接,實現各項關聯業務操作與管理的實時聯動控制;完善風險識別能力和預警機制。

(三)以“項目管理+資金管理”為基礎,擴展建設多領域全方位內控管理信息平臺

將從資金擴展到更多領域,打造全方位內控管理平臺,構建涵蓋制度建設、預決算管理、內部運轉、對外關系等等的綜合事務內控管理平臺,不斷提高綜合事務管理的信息化水平和內部控制能力。

(四)內控管理信息化還要注意與其他業務相融合

參照ERP原理的成功經驗,內控活動的業務也要單據化、各種內控業務形成的單據也要關聯化;以業務系統為龍頭,實現業務系統、監控系統、內控系統、財務系統融為一體,建立起單位整體管理的信息化平臺實現數據共享和業務融合,有效防范化解各類風險,提升處置風險效率,不斷提高內控管理信息化水平。

五、結束語

綜上所述,隨著互聯網、人工智能、大數據等為代表的先進現代信息技術的影響,實施內部控制是依法治國的重要組成部分,也是推進國家治理現代化的新要求。在現有各項業務基本實現了信息化管理的情況下,推進內控管理信息化建設與應用,是內部控制建設的一個重大課題,也是行政事業單位的內控管理必然趨勢。

參考文獻

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文章標題:淺談行政事業單位內控管理與信息化應用

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